Tahapan Kegiatan Penelusuran Arsip

Berdasarkan peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No 28 Tahun 2011 tentang Pedoman akses dan layanan arsip statis , Penelusuran arsip adalah kegiatan penelusuran arsip statis yang dikelola lembaga kearsipan dengan cara melihat Daftar Arsip Statis, Inventaris Arsip, atau akses online melalui aplikasi layanan arsip yang tersedia di lembaga kearsipan

Adapun teknik penelusuran yang dilakukan sesuai Perka ANRI No 29 Tahun 2011 sebagai berikut:

1. Identifikasi arsip dalam daftar arsip
   Apabila pencipta telah melakukan pengolahan atau penataan arsip dengan baik, maka penelusuran arsip statis dapat dilakukan dengan menggunakan daftar arsip statis yang disusun oleh unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan pencipta arsip
   
   
2. Analisis fungsi dan tugas
   Apabila pencipta arsip belum melakukan pengolahan atau penataan arsip dengan baik, maka penelusuran arsip statis dilakukan dengan menggunakan struktur organisasi pencipta arsip dan memahami tingkat pentingnya fungsi, tugas, program, dan kegiatan pencipta arsip. Dalam hirarki organisasi dibedakan tingkatan manajemen: tingkat atas, menengah, bawah. Manajemen tingkat atas menghasilkan kebijakan yang bersifat strategis, manajemen menengah menghasilkan kebijakan taktis, sedangkan manajemen tingkat bawah menghasilkan kebijakan rutin/operasional.
   
   
3. Identifikasi kategori arsip
   
   
   1. Arsip Tsunami
      Adalah arsip-arsip yang tercipta dari hasil kegiatan Badan Rehabilitasi dan rekonstruksi NAD-Nias yang kini diakui oleh dunia sebagai Memory of the World (MoW)
      
      
   2. Arsip lembaga vertikal di Provinsi Aceh
      Adalah arsip-arsip yang tercipta oleh lembaga negara tingkat pusat di daerah Provinsi Aceh
      
      
   3. Arsip Perseorangan
      Adalah arsip-arsip yang diciptakan oleh tokoh Nasional, tokoh daerah provinsi dan kabupaten kota yang dilakukan oleh kepala ANRI, Gubernur, Bupati, sesuai dengan skala ketokohannya melalui surat keputusan.

Kegiatan penelusuran arsip statis di lingkungan pencipta arsip ini diberlakukan bagi lembaga kearsipan sebagai panduan dalam melakukan monitoring melalui kegiatan penelusuran arsip statis dalam rangka akuisisi, dan pelestarian arsip statis sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan peraturan perundang-undangan. Penelusuran arsip statis di lingkungan pencipta arsip dilaksanakan oleh lembaga kearsipan untuk dapat meningkatkan khazanah arsip statis