Tahapan Kegiatan Perbaikan Arsip Statis

Preservasi arsip merupakan bagian dari pengolahan arsip statis, yaitu proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan kegiatan lainnya dalam organisasi bisnis atau pemerintahan. Dalam preservasi arsip dikenal 2 metode yang dapat digunakan, yaitu:

• Preservasi preventif, yaitu tindakan untuk mencegah rusaknya arsip atau dokumen dari faktor eksternal dan juga internal.
• Preservasi kuratif, merupakan tindakan untuk perawatan dan perbaikan arsip atau dokumen dengan memperhatikan keutuhan informasi yang terkandung di dalamnya.

Restorasi arsip merupakan upaya penyelamatan arsip yang sudah rusak. Proses restorasi ini sedapat mungkin dilakukan agar dapat mengembalikan arsip agar dapat menyerupai bentuk aslinya. Dengan demikian, informasi atau data yang terdapat di dalamnya dapat diselamatkan dan digunakan kembali untuk kepentingan instansi atau perusahaan.

Pada kondisi tertentu, restorasi arsip juga melibatkan proses penambahan material baru untuk mendapatkan hasil yang maksimal dan mirip dengan arsip yang mengalami kerusakan. Maka dapat dikatakan bahwa restorasi arsip merupakan cara atau langkah yang digunakan untuk memperbaiki arsip atau dokumen yang telah rusak.

Adapun persyaratan yang dibutuhkan untuk melakukan restorasi arsip yaitu : arsip yang dapat diperbaiki merupakan arsip kertas yang rusak karena dampak bencana, contohnya kerusakan akibat banjir, gempa bumi atau juga tanah longsor. Tidak semua dokumen dapat direstorasi kembali, kategori arsip yang dapat direstorasi adalah arsip yang rusak atau hilang akibat bencana alam. Beberapa jenis arsip seperti Kartu keluarga, ijazah, akta perkawinan, KTP, dan dokumen penting keluarga lainnya dapat direstorasi. Sementara untuk perusahaan, berbagai jenis arsip sebenarnya dapat direstorasi, kecuali arsip vital perusahaan yang menurut Pasal 1 Ayat 4 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan tidak dapat diperbarui atau digantikan jika mengalami kerusakan atau hilang. Arsip yang akan di resrotasi memiliki kriteria tertentu terkait tingkat kerusakan yang meliputi kerusakan ringan, sedang dan berat. Beberapa jenis arsip yang masuk kategori tidak dapat direstorasi dan dikembalikan kepada pengguna, yaitu:

• Tinta arsip luntur
• Tulisan atau informasi arsip rontok (tidak bisa dibaca)
• Fisik arsip hancur

Jika arsip Anda tidak termasuk kategori di atas, maka dapat dilanjutkan tindakan restorasi arsip. Khusus untuk perusahaan dikenakan tambahan biaya. Beberapa cara restorasi arsip diantaranya yaitu :
o Membersihkan kotoran pada arsip, yaitu proses menghilangkan kotoran, jamur, dan faktor lain yang merusak arsip. Untuk menghilangkan noda yang melekat pada kertas dan meninggalkan bekas seperti noda cat dan minyak, maka akan digunakan larutan Benzena.

o Deasidifikasi, proses menetralkan asam yang sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar. Cara restorasi arsip ini hanya dapat menghilangkan noda, bukan memperkuat kertas yang sudah rapuh akibat pengaruh asam.

o Menambal dan menyambung, dilakukan untuk mengisi lubang atau bagian yang hilang pada arsip atau menyatukan kembali arsip yang robek akibat bermacam-macam faktor perusak.

o Laminasi arsip, yaitu proses melapisi atau menutup satu lembar dokumen di antara dua lembar bahan penguat. Laminasi biasanya digunakan untuk arsip yang sudah parah, rapuh, atau robek.

o Enkapsulasi, yaitu salah satu cara restorasi arsip dengan menggunakan bahan pelindung untuk menghindarkan dari kerusakan fisik dengan melapisinya dengan plastik polyester dan dibantu penambahan double tape.

o Selain beberapa cara tersebut ada pula cara restorasi arsip yang dilakukan terhadap arsip digital. Meskipun begitu, restorasi arsip digital memerlukan keahlian khusus.